Privacybeleid Scouting Regio Haarlem 

Scouting Regio Haarlem verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. 

Privacystatement 

In het privacystatement van Scouting Nederland staan de antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens Scouting via leden-administratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy. Scouting Regio Haarlem verwerkt gegevens via dit systeem. 

Vrijwilligers 

Een vrijwilliger is een individu die zich inzet voor de regio. 

Registratie van vrijwilligers 

De registratie van vrijwilligers verloopt via SOL . 

Vrijwilligers van binnen Scouting Nederland staan al in dit systeem, waardoor de gegevens na registratie gebruikt kunnen worden. Vrijwilligers die zich inschrijven van buiten Scouting gaat via een hard-copy document. Deze wordt hierna verwerkt in SOL en het document wordt meteen vernietigd. 

De gegevens zijn na registratie toegankelijk voor andere vrijwilligers die deze informatie nodig hebben om hun functie uit te kunnen voeren. Zie voor wat betreft de verwerking in SOL het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt. 

Relevante gezondheidsinformatie voor vrijwilligers 

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de betreffende vrijwilligers op de hoogte zijn van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik van andere vrijwilligers. Een voorbeeld hiervan is dat een vrijwilliger die kookt toegang moet hebben tot de allergieën van diegene waarvoor gekookt wordt. 

Dit zijn zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ en Scouting Regio Haarlem mag deze alleen met expliciete toestemming registreren. Wij wijzen vrijwilligers bij registratie op het belang van het verstrekken van deze informatie. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de vrijwilligers. 

Deelnemers 

Een deelnemer is een individu die ingeschreven staat voor een activiteit of training. 

Registratie van deelnemers 

Wij vragen deelnemers zich in te schrijven via SOL. Dit kan op een aantal manieren: 

• Individuele inschrijving; Deelnemer heeft zichzelf ingeschreven. 
• Groepsinschrijving zonder persoonsgegevens : Deelnemer is anoniem ingeschreven. 
• Groepsinschrijving met persoonsgegevens: Deelnemer is ingeschreven via een groepsinschrijving met persoons gegevens. 

 
Wij vragen  alleen om de noodzakelijke gegevens om de specifieke activiteit te kunnen organiseren. De gegevens worden uit SOL gedownload en gebruikt bij de activiteit. De vrijwilligers die de informatie nodig hebben om hun functie uit te voeren krijgen toegang tot deze gegevens. De gedownloade gegevens worden na afloop van de activiteit vernietigd. Zie voor wat betreft de verwerking in SOL het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt. 

Relevante gezondheidsinformatie voor deelnemers 

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de betreffende vrijwilligers op de hoogte zijn van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik van deelnemers.. Een voorbeeld hiervan is dat een vrijwilliger die kookt toegang moet hebben tot de allergieën van de deelnemer waarvoor gekookt wordt. Dit zijn zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ en Scouting Regio Haarlem mag deze alleen met expliciete toestemming registreren. 

Wij vragen bij inschrijving  om gegevens die  noodzakelijk zijn voor de activiteit. Bij voltooing van de inschrijving wordt automatisch toestemming gegeven voor het gebruik van deze gegevens door de vrijwilligers.  De behandeling van deze bijzondere deelnemers gegevens is verder gelijk aan de bovengenoemde deelnemers gegevens. 

Financiële gegevens 

Voor de activiteiten waar een financiële voor wordt gevraagd sturen wij in een factuur.  Wij maken geen gebruik van automatische incasso en slaan dus geen financiële gegevens op. 

Online media 

Scouting Regio Haarlem heeft meerdere websites en is actief op sociale media. Alle sites zijn een subdomein van scoutinghaarlem.nl. 

Op de websites worden nieuwsberichten geplaatst en publiceren wij de e-mailadressen van organisatieonderdelen. Wij publiceren nooit privé telefoonnummers online zonder toestemming. 

Op social media beheren wij meerdere openbare accounts. Deze accounts worden ingezet ter promotie  Bij onze online activiteiten maken wij doorgaans gebruik van foto’s en video’s. 

Beeldmateriaal 

Scouting Regio Haarlem maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Regio Haarlem en haar activiteiten en als herinnering voor onze deelnemers. Daarbij publiceren wij nooit de naam van afgebeelde personen. Bij registratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en delen van beeldmateriaal. Dergelijke toestemming kan altijd ingetrokken worden. 

Datalekken 

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) 

Indien een betrokkene een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Regio Haarlem binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (bureau@scoutinghaarlem.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. 

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) 

Aangezien het overgrote deel van de gegevens die Scouting Regio Haarlem verwerkt worden opgenomen in SOL en daarmee onder verantwoordelijkheid van Scouting Nederland worden verwerkt, menen wij geen eigen FG aan te hoeven stellen. 

Aanpassingen aan het privacybeleid 

Wij behouden ons het recht voor dit pricavybeleid aan te passen. Als er grote wijzigingen worden aangebracht, zullen wij daarover met betrokkenen communiceren. Het actuele privacybeleid is terug te vinden via www.scoutinghaarlem.nl en op te vragen via het secretariaat op bureau@scoutinghaarlem.nl. 

Versie: 1.0 – september 2018